Basis Data Membuat Tabel dan Form menggunakan MS Office 2007

MODUL 1

PENGENALAN BASIS DATA I

1.      Tujuan

1)      Mahasiswa dapat memahami beberapa jenis database yang banyak digunakan dalam membangun aplikasi.

2)      Mahasiswa dapat memahami MS Access.

2.      Dasar Teori

   Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data. Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang. Sehingga definisi dari data adalah informasi yang mengandung arti.

   Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama. Contohnya : data mahasiswa, data dosen, dll. Demikian juga, kumpulan dari data-data mahasiswa, data-data dosen, data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar, misalkan data-data politeknik elektronika. Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran untuk entry (memasukkan) data, laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan database. Untuk menyimpan informasi yang ada dalam Database diperlukan table. Salah satu contoh bentuk table adalah sebagai berikut :

Jadi Database secara mudah dapat digambarkan sebagai kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi dan membentuk suatu tujuan tertentu. Contoh : Database Akademik, Database Perusahaan, dll.

Berikut ini terminology atau istilah yang dipergunakan dalam Database :

·        Database: Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.

·        Data: fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.

·       Tabel : Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record

·       Field : disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.

·      Record : disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom/field.

Microsoft Access

DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada sistem komputer. Microsoft Access adalah salah satu dari Relasional Database Management System (DBMS). Database pada Access lebih dari sekedar data. Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain diantaranya:

·         queri untuk mengorganisasi data,

·         forms untuk berinteraksi dengan data pada layar,

·         reports untuk mencetak hasil,

·         macros & program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas aplikasi database.

Semua obyek ini disimpan dalam file <filename>.mdb. Untuk menjalankan MS Access, pada Windows klik tombol Start kemudian pilih menu Microsft Acces pada menu yang tersedia dalam windows seperti pada gambar berikut:

Setelah itu, klik tombol Blank Database.

  

Di posisi kanan, akan muncul lokasi penyimpanan file databasenya, tentukan lokasi dan nama lalu Create.

Pada tampilan halaman awal MS Access 2007, secara default sudah dibuatkan satu tabel dengan nama table1 dan satu field ID. Untuk menambahkan field-field yang lain bisa dengan cara klik dua kali Add New Field dan menggantinya.

Supaya lebih mudah dalam pembuatan field-fieldnya bisa dengan cara klik kanan pada table1 dan pilih Design View. Pada halaman ini akan ditampilkan field dan pilihan tipe datanya.

3.      Alat Bahan

1)      Komputer dengan sistem operasi Windows

2)      Program aplikasi MS Office 2007 /2010

3)      Modul Praktikum Sistem Basis Data

4.      Langkah Kerja

Percobaan 1:

1)      Buka MS Access, klik Start àAll Programs àMicrosoft Office à Microsoft Access.

2)      Pilih Blank Database dan simpan file dengan nama Akademik, lalu pilih Create.

3)      Buatlah tabel dengan nama Mhs dan field-field baru dengan tipe data dan ukuran seperti berikut.

·         NIM : text(10)

·         NAMA : text(30)

·         TEMPAT_LAHIR : text(20)

·         TANGGAL_LAHIR : Date/Time

·         ALAMAT : text(50)

·         TELEPON : Number(Integer)

Atur tabel menjadi Design View, lalu tambahkan field dan atur tipe datanya.

4)      Isilah tabel Mhs minimal 10 baris (rekord) dari data teman-teman anda.

5)      Buatlah Form untuk tabel Mhs. Pertama, pilih menu Create à Forms.

Gambar di bawah merupakan form dari record yang pertama.

Percobaan 2 :

1)      Buatlah tabel baru dalam database Akademik dengan nama Matkul dan field-field sebagai berikut:

·         KODE : text(10)

·         MATKUL : text(40)

·         SKS : Nambel(Integer)

·         SEMESTER : Namber(Integer)

Pertama, pilih menu Creata à Table. Lalu atur menjadi Design View dan tambahkan field name serta tipe data yang sesuai

2)      Isilah tabel Matkul minimal matakuliah pada semester ini.

3)      Buat form untuk tabel Matkul. Pertama, pilih menu Create à Forms.

Berikut form yang dihasilkan dari tabel Matkul.

5.      Analisa

   Setelah mengerjakan praktikum di atas, ada beberapa perintah dalam membuat data base, seperti create tabel, desing view dan masih bnyak lagi. Di dalam desing view kita akan disuruh memilih tipe data yang akan digunaka. Tipe data yang terdapat pada Microsoft Access di antaranya adalah text, memo, number, date/time, autonumber, currency, yes/no, dll. Tipe data pada text mempunyai maksimum field size 255 digit. Jadi kita bisa memasukkan kata/karakter sepanjang 255 digit, tetapi bisa diganti sesuai dengan kebutuhan. Selanjutnya kita bisa memberikan primary key dalam suatu tabel, sehingga isi tabel tidak bisa berisikan sama, tetepi cuma yang di berikan primary key saja yang tidak boleh kembar dan kosong.

6.      Tugas

1)      Jelaskan mengapa dibutuhkan data!

Jawab:
     Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data. Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang.

2)      Jelaskan manfaat database dan contohnya!

Jawab: 

1.  Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.

2.  Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3.  Mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

4.  Menghindari terjadinya inkonsistensi data.

5.  Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

6.  Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7.  Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

9. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

Contohnya: database dosen, database mahasiswa, database rumah sakit, database karyawan supermarket, dll.

3)      Untuk menentukan jenis database yang digunakan, apa yang menjadi acuan dalam pemilihan database tersebut?

Jawab:

o   Deskripsikan kebutuhan informasi dan data

o   Spesifikasi data

o   Pemrosesan yang diperlukan oleh data

o   Pertimbangan keamanan

o   Kecocokan dengan tipe aplikasi

o   Bahasa query

o   Biaya tak langsung terhadap pemrosesan

4)      Jelaskan istilah atau terminology yang digunakan dalam Database (database, table, field, record)

Jawab:

-          Database: Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.

-          Tabel: Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record.

-          Field: disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data. Record: disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom/field.

5)      Bandingkan perbedaan pengolahan data secara manual dengan mengunakan system database!

Jawab:
     pengolahan data secara manual segala bentuk pengolahan juga dilakukan secara manual (disusun, dihitung atau dibuat laporannya secara manual). Cara ini tentu saja membutuhkan ekstra tenaga dan waktu. Dan lebih sering lagi, diperlukan pengumpulan data-data yang sejenis secara berkali-kali dan dilakukan juga pengolahan dan pembuatan laporan secara berkali-kali pula. Bisa dibayangkan ini merupakan pekerjaan yang sangat membosankan. Sedangkan pengolahan data pada sistem database lebih praktis, dapat meminimalkan duplikasi data, integritas data tinggi, keamanan lebih terjamin, dan sharing data lebih mudah.

6)      Mengapa dibutuhkan DBMS?
       Jawab: 

     Dalam database dibutuhkan  pemrosesan dan pengaturan system agar tidak terjadi kemubaziran data, agar tidak terjadi ketidakkonsistenan, agar tidak terjadi kekurangan integritas informasi, untuk itu dibutuhkan Database Management System(DBMS)

7)      Pada percobaan diatas ada beberapa field yang tipe data dan ukurannya berbeda. Jelaskan!

Jawab:
      Pada tabel Mhs, terdapat 6 field yaitu: nim, nama, tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat, telepon. Masing-masing field diatur sesuai tipe data yang dibutuhkan, pada field NIM diatur tipe data text, berarti pada record dapat diisikan data berupa teks huruf, angka, dan simbol-simbol lain. Ukuran tipe data pada field nim diatur sepanjang 10, artinya digit maksimum yang dapat dimasukkan ke dalam record adalah 10 digit. Jika data yang dimasukkan lebih dari 10 digit, maka digit ke-11 dan berikutnya tidak akan terbaca. Untuk pengaturan maksimum defaultnya sendiri adalah sepanjang 255 digit. Kemudian pada field nama, sama-sama diatur tipe data text, namun panjang ukurannya berbeda, yaitu 30, artinya kita dapat memasukkan digit maksimum ke dalam record yaitu sepanjang 30 digit, melebihi 30 data ke-31 dan seterusnya tidak akan terbaca.